לוח אפשרויות קריירה - הדרך החכמה להייטק

אדמינ/ית מקצועי/ת ? אנו מחפשים אותך:
רפרנט.ית תפעול לאגף המשפטי
מהות התפקיד :
תפעול לשכת האגף המשפטי.
אחראיות על מתן שירותי מזכירות ושירותים אדמיניסטרטיביים למנהלת האגף ולעורכי הדין באגף.
תפקיד זה כולל ניהול יומיומי של משימות המשרד, תיאום פגישות, ניהול מסמכים ותקשורת עם גורמים פנימיים וחיצוניים.

תיאור התפקיד/תחומי אחריות:
1. ניהול יומיומי: ניהול שוטף של המשרד, כולל טיפול בדואר נכנס ויוצא, מענה לטלפונים וקבלת קהל. תיאום וליווי פגישות וישיבות, כולל הכנת חדרי ישיבות ודאגה לציוד הנדרש.
2. תמיכה אדמיניסטרטיבית: הכנת מסמכים ודוחות בהתאם לצרכי מנהלת האגף ועורכי הדין. ניהול יומן פגישות ותזכורות.
3. ניהול מסמכים: שמירה וניהול ארכיון המסמכים של האגף. טיפול במסמכים משפטיים, כולל הדפסה, סריקה ותיקון מסמכים.
4. תקשורת ופגישות: תיאום פגישות ותקשורת עם גורמים חיצוניים, פנימיים ובעלי עניין. השתתפות בישיבות וכתיבת פרוטוקולים.
5. סיוע בתהליכי עבודה: עבודה בשיתוף פעולה עם צוות עורכי הדין לקידום המשימות המשפטיות של האגף.
6. ניהול לוגיסטיקה – דאגה לצרכים הלוגיסטיים של המשרד, כולל הזמנת ציוד ותחזוקת המשרד. תיאום נסיעות, פגישות ואירועים משפטיים.