לתפקיד מזכיר/ה מנכ"לית
תואר המשרה:
ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת הרשות, לפי הנחיות הממונה.
כפיפות המשרה: מנכ"לית
דרגת המשרה: 6-8 / 36-38
דירוג: מח"ר / מנהלי.
היקף משרה:.100%
סוג מכרז: חיצוני.
תחילת עבודה: מידי
תחומי אחריות:
.1 ארגון אדמיניסטרטיבי יעיל של המחלקה, לרבות חלוקת משימות לצוות
האדמיניסטרטיבי ותיעדופן.
.2 ביצוע משימות ארגוניות ומנהליות תוך עמידה בלו"ז עמוס.
.3 מתן שירותי משרד לממונים ולעובדי המחלקה, לרבות מענה טלפוני, קבלת ומסירת
הודעות, התכתבות, תיוק ממוחשב וידני..
.4 ניהול תקיון הממוחשב והידני של המחלקה.
.5 איתור מידע, ריכוזו ועריכתו בהתאם להנחיות המנהל/ת
.6 ריכוז נושא הרכש וההתקשרויות הנדרשים למחלקה.
.7 פיקוח ובקרה על ספקים ונותני שרותים למחלקה.
.8 עבודה מול ספקים, משרדי ממשלה וגופים ציבוריים.
.9 ניהול יומן ותאום פגישות למנהל/ת וצוות המחלקה.
.10 תאום פגישות ואירועים, עם גורמים פנימיים וחיצוניים הבאים במגע עם המחלקה.
.11 ארגון אירועים רבי משתתפים לצוות המועצה משלב גיבוש התכנים עד הוצאה לפועל.
ביצוע מיטבי של כל שיוטל עליה על ידי הממונים עליה
.12 ניהול והקלדה של מסמכים.
.13 טיפול בדואר רגיל ואלקטרוני.
.14 מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור.
.15 ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה.
פירוט הביצועים והמשימות העיקריות, כנגזר מתחומי האחריות:
ניהול והקלדה של מסמכים
א. הקלדת מסמכים באמצעות תוכנת מעבד תמלילים.
ב. הדפסה ומשלוח של מסמכים.
ג. תיקון מסמכים לאחר הגהה.
ד. אחסון וגיבוי קבצים במחשב.
ה. הקלדה ועיצוב של מצגות.
ו. צילום, שכפול, כריכה של מסמכים ועוד.
ז. קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים ברשות.
ח. תיוק מסמכים, באופן המבטיח את זמינותם.
ט. מיון מסמכים ומשלוחם לארכיון.
י. סליקת מסמכים, על פי הנחיית הממונה.
יא. איסוף חומרים והכנתם לישיבות בהן משתתף הממונה.
יב. רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית הממונה, והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת.
2 טיפול בדואר רגיל ואלקטרוני
א. קליטה ומיון של דואר.
ב. ניתוב דואר על פי הנחיית הממונה.
ג. הכנה ומשלוח של דואר עבור הממונה.
3 מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור
א. מענה טלפוני במשרד ורישום הודעות טלפוניות.
ב. ניתוב פניות תושבים המגיעות למנהל היחידה.
ג. סינון וניתוב שיחות למנהל היחידה.
4 ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה
א. תיאום טלפוני של פעולות ופגישות עבור הממונה.
ב. משלוח תזכורות שונות, אירועים, פגישות וכיוצ"ב.
מאפייני העשייה הייחודיים בתפקיד:
א. ארגון מידע וסדר.
ב. שירותיות.
תנאים מקדימים למינוי:
ידע והשכלה:
12 שנות לימוד או תעודת בגרות מלאה.
בעל/ת תואר אקדמי שנרכש במוסד המוכר על ידי המועצה להשכלה גבוהה, או
שקיבל הכרה מהמחלקה להערכת תארים אקדמיים בחוץ לארץ יתרון.
קורסים והכשרות מקצועיות: לא נדרש.
שפות: עברית ברמה גבוהה.
יישומי מחשב: היכרות עם תוכנות ה-OFFICE.
רישום מקצועי: לא נדרש.
ניסיון מקצועי: לא נדרש.
ניסיון ניהולי: לא נדרש.
על פי הוראות חוק שוויון הזדמנויות בעבודה התשמ"ח,1988
תינתן העדפה לאדם עם מוגבלות בהתאם לאמור בסעיפים 3 ו ה9 לחוק שוויון זכויות
לאנשים עם מוגבלות, תשנ"ח 1998 ובתנאי שעומדים בתנאי הסף למשרה וכשירים
לביצוע התפקיד. האמור כפוף להצהרת המועמד/ת המפרטת את דבר מוגבלותו/ה וכן
בהמצאת מסמכים להוכחת המוגבלות.
תינתן העדפה לנשים לפי סעיף 6ג לחוק שיווי זכויות האישה, התשי"א 1951 אם שני
המועמדים בני שני המינים הם בעלי כישורים דומים וכן בהתאם לחוק לעידוד של
שילוב וקידום נשים בעבודה ושל התאמת מקומות עבודה לנשים, התשס"ח.
* המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.
