משרה במחלקת צה"ל וכוחות הביטחון. טיפול אדמיניסטרטיבי – תפעולי של המחלקה, ומתן מענה למנהל/ת המחלקה, לצוות ולפניות קהל ;קשר שוטף לטיפול ולצרכי לוגיסטיקה מול שלוחת קריית ההדרכה בנגב וכן טיפול שוטף בהיבט הכספי של המחלקה. התפקיד כולל ביצוע משימות נוספות עפ"י צרכי היחידה.
תחומי אחריות: טיפול אדמיניסטרטיבי ולוגיסטי בצרכי היחידה; • סיוע בתיאום ותפעול לוגיסטי של כנסים ואירועים במחלקה: – תיאום ועבודה עם גורמי חוץ ופנים בפעילויות, פרויקטים ושיתופי פעולה של המחלקה. – אפיון צרכים טכנולוגיים: עבודה מול מנהלת המחלקה וצוותי המחלקה ואל מול הגורמים הרלוונטיים באגף וביד ושם. – תיאום היסעים, מלונות, מדריכים ומרצים, חדרי פעילות, מזון, צרכים לוגיסטיים – כולל תכנון סידור כיתות.
• הקלדת נתוני הפעילות וספקי שירותי ההדרכה /הרצאה – עדכון, רישום וקליטה של מדריכים/מרצים. • טיפול בתשלומים למדריכים/מרצים וספקים שונים. • מתן שירות לקהל הפונים, צוותי המחלקה, צוותי האגף וצוותי יד ושם. • הזמנת ציוד משרדי. • ניהול קופה קטנה. • סיוע בניהול יומן מנהל המחלקה ואירועי המחלקה. • מענה טלפוני ומקוון.
גביית תשלומים; • עבודה מול ארגוני הביטחון השונים: חשבוניות/הזמנות רכש/גביית כספים. • עבודה שוטפת בנושא הכספים מול צוות עיר הבה"דים. • הכנת דוחות וריכוז נתונים על פי דרישה.
תחומי אחריות: טיפול אדמיניסטרטיבי ולוגיסטי בצרכי היחידה; • סיוע בתיאום ותפעול לוגיסטי של כנסים ואירועים במחלקה: – תיאום ועבודה עם גורמי חוץ ופנים בפעילויות, פרויקטים ושיתופי פעולה של המחלקה. – אפיון צרכים טכנולוגיים: עבודה מול מנהלת המחלקה וצוותי המחלקה ואל מול הגורמים הרלוונטיים באגף וביד ושם. – תיאום היסעים, מלונות, מדריכים ומרצים, חדרי פעילות, מזון, צרכים לוגיסטיים – כולל תכנון סידור כיתות.
• הקלדת נתוני הפעילות וספקי שירותי ההדרכה /הרצאה – עדכון, רישום וקליטה של מדריכים/מרצים. • טיפול בתשלומים למדריכים/מרצים וספקים שונים. • מתן שירות לקהל הפונים, צוותי המחלקה, צוותי האגף וצוותי יד ושם. • הזמנת ציוד משרדי. • ניהול קופה קטנה. • סיוע בניהול יומן מנהל המחלקה ואירועי המחלקה. • מענה טלפוני ומקוון.
גביית תשלומים; • עבודה מול ארגוני הביטחון השונים: חשבוניות/הזמנות רכש/גביית כספים. • עבודה שוטפת בנושא הכספים מול צוות עיר הבה"דים. • הכנת דוחות וריכוז נתונים על פי דרישה.
דרישות:
• השכלה תיכונית- חובה • השכלה אקדמאית\הכשרה רלוונטית- יתרון • ידיעת השפה העברית על בוריה (דיבור וניסוח) • אנגלית ברמה טובה • שליטה טובה וניסיון בעבודה בכל תוכנות ה- office וגישה ללימוד תוכנות נוספות. • יכולת בארגון, ירידה לפרטים, סדר ודיוק. • ניסיון במתן שרות ובעבודה מול קהלים מגוונים. • ניסיון בעבודה בסביבה מרובת משימות • שירות צבאי בתפקידי פיקוד או חינוך בסדיר – יתרון • ניסיון בתפקיד אדמיניסטרטיבי- יתרון • יכולת למתן תמיכה ומענה מיידי לפתרון בעיות באופן עצמאי כולל בשעות לא שגרתיות. • יכולת התמודדות עם מצבי לחץ • יכולת עבודה בצוות ויחסי אנוש מעולים • יכולת ארגון, דייקנות, יוזמה, יצירתיות ושירותיות המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.
• השכלה תיכונית- חובה • השכלה אקדמאית\הכשרה רלוונטית- יתרון • ידיעת השפה העברית על בוריה (דיבור וניסוח) • אנגלית ברמה טובה • שליטה טובה וניסיון בעבודה בכל תוכנות ה- office וגישה ללימוד תוכנות נוספות. • יכולת בארגון, ירידה לפרטים, סדר ודיוק. • ניסיון במתן שרות ובעבודה מול קהלים מגוונים. • ניסיון בעבודה בסביבה מרובת משימות • שירות צבאי בתפקידי פיקוד או חינוך בסדיר – יתרון • ניסיון בתפקיד אדמיניסטרטיבי- יתרון • יכולת למתן תמיכה ומענה מיידי לפתרון בעיות באופן עצמאי כולל בשעות לא שגרתיות. • יכולת התמודדות עם מצבי לחץ • יכולת עבודה בצוות ויחסי אנוש מעולים • יכולת ארגון, דייקנות, יוזמה, יצירתיות ושירותיות המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.
