לשכת סגן הנשיא לפיתוח משאבים ותקשורת מחפשת רכז.ת אדמניסטרטיבית לתיאום נסיעות חו”ל במכון ויצמן למדע. התפקיד כולל:
* ניהול שוטף של המשרד: מענה טלפוני, ניהול היומן ותיאום פגישות רבות משתתפים
* סיוע בארגון חומרים נלווים לקראת ישיבות, הזמנת כיבוד וביצוע אישורי הגעה וכניסה
* ארגון ותיאום נסיעות לחו”ל, הכולל: קביעת פגישות מול גורמים שונים, סידורי לינה ותחבורה, השתתפות בכנסים, הכנת חומרים לביקור ועוד
* ביצוע הזמנות רכש, פתיחת ספקים וטיפול בחשבוניות
* עבודה בממשקים רבים במכון, ומחוצה לו
* ניהול שוטף של המשרד: מענה טלפוני, ניהול היומן ותיאום פגישות רבות משתתפים
* סיוע בארגון חומרים נלווים לקראת ישיבות, הזמנת כיבוד וביצוע אישורי הגעה וכניסה
* ארגון ותיאום נסיעות לחו”ל, הכולל: קביעת פגישות מול גורמים שונים, סידורי לינה ותחבורה, השתתפות בכנסים, הכנת חומרים לביקור ועוד
* ביצוע הזמנות רכש, פתיחת ספקים וטיפול בחשבוניות
* עבודה בממשקים רבים במכון, ומחוצה לו
דרישות:
* השכלה אקדמית / הנדסאי מוסמך / טכנאי מוסמך – חובה
* ניסיון בתפקיד מנהל /ת אדמיניסטרטיבי/ת למשרה בכירה – חובה
* היכרות ועבודה עם גורמים רלוונטיים במחלקות השונות במכון ועם מערכות מידע ארגוניות (תפנית,Internal Services) – יתרון
* שליטה מלאה ביישומי office
* שליטה במערכות ממוחשבות ואוריינטציה טכנולוגית גבוהה
* שליטה מלאה ויכולת ניסוח בכתב ובע”פ בעברית ובאנגלית
* כושר ארגון, דיוק ויכולת התמודדות עם מספר משימות בו זמנית
* יכולת עבודה באופן עצמאי ובצוות
* תודעת שרות ותקשורת בינאישית ברמה גבוהה
* נכונות לעבודה מעבר לשעות המקובלות, בעת הצורך המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.
* השכלה אקדמית / הנדסאי מוסמך / טכנאי מוסמך – חובה
* ניסיון בתפקיד מנהל /ת אדמיניסטרטיבי/ת למשרה בכירה – חובה
* היכרות ועבודה עם גורמים רלוונטיים במחלקות השונות במכון ועם מערכות מידע ארגוניות (תפנית,Internal Services) – יתרון
* שליטה מלאה ביישומי office
* שליטה במערכות ממוחשבות ואוריינטציה טכנולוגית גבוהה
* שליטה מלאה ויכולת ניסוח בכתב ובע”פ בעברית ובאנגלית
* כושר ארגון, דיוק ויכולת התמודדות עם מספר משימות בו זמנית
* יכולת עבודה באופן עצמאי ובצוות
* תודעת שרות ותקשורת בינאישית ברמה גבוהה
* נכונות לעבודה מעבר לשעות המקובלות, בעת הצורך המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.
