דרוש/ה מזכיר/ת אגף ברשות מקומית.
היקף העסקה: 100% משרה
ייעוד:
ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת האגף ברשות, לפי הנחיות הממונה.
תיאור התפקיד:
1. ניהול מסמכים
א. הקלדת מסמכים באמצעות תוכנת מעבד תמלילים, הדפסתם והפצתם.
ב. הגהה למסמכים.
ג. אחסון וגיבוי קבצים במחשב.
ד. הכנת מצגות.
ה. צילום, שכפול, כריכה של מסמכים וכדומה.
ו. קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים ברשות.
ז. תיוק מסמכים באופן המבטיח את זמינותם.
ח. מיון מסמכים ומשלוחם לארכיון.
ט. איסוף והכנת חומרים לישיבות בהן משתתף הממונה.
י. רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית הממונה, והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת.
2. טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני)
א. קליטה ומיון של דואר.
ב. ניתוב דואר על פי הנחיות הממונה.
ג. הכנה ומשלוח של דואר עבור הממונה.
3. מענה אנושי לפניות של עובדי הרשות ושל גורמים חיצוניים ואזרחים
א. מענה טלפוני במשרד ורישום הודעות טלפוניות.
ב. ניתוב פניות תושבים המגיעות לממונה.
ג. מיון וניתוב של שיחות לממונה.
ד. תיאום טלפוני לפעולות עבור הממונה.
ה. משלוח תזכורות שונות (אירועים, פגישות וכיוצ"ב).
תאריך הגשת המועמדות: 09.04.2024 10:00.
היקף העסקה: 100% משרה
ייעוד:
ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת האגף ברשות, לפי הנחיות הממונה.
תיאור התפקיד:
1. ניהול מסמכים
א. הקלדת מסמכים באמצעות תוכנת מעבד תמלילים, הדפסתם והפצתם.
ב. הגהה למסמכים.
ג. אחסון וגיבוי קבצים במחשב.
ד. הכנת מצגות.
ה. צילום, שכפול, כריכה של מסמכים וכדומה.
ו. קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים ברשות.
ז. תיוק מסמכים באופן המבטיח את זמינותם.
ח. מיון מסמכים ומשלוחם לארכיון.
ט. איסוף והכנת חומרים לישיבות בהן משתתף הממונה.
י. רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית הממונה, והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת.
2. טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני)
א. קליטה ומיון של דואר.
ב. ניתוב דואר על פי הנחיות הממונה.
ג. הכנה ומשלוח של דואר עבור הממונה.
3. מענה אנושי לפניות של עובדי הרשות ושל גורמים חיצוניים ואזרחים
א. מענה טלפוני במשרד ורישום הודעות טלפוניות.
ב. ניתוב פניות תושבים המגיעות לממונה.
ג. מיון וניתוב של שיחות לממונה.
ד. תיאום טלפוני לפעולות עבור הממונה.
ה. משלוח תזכורות שונות (אירועים, פגישות וכיוצ"ב).
תאריך הגשת המועמדות: 09.04.2024 10:00.
דרישות:
תנאי סף:
השכלה:
12 שנות לימוד או תעודת בגרות מלאה.
(חובה לצרף תעודות המעידות על השכלה מתאימה)
דרישות נוספות:
שפות- עברית ברמה גבוהה
יישומי מחשב היכרות עם תוכנות ה OFFICE
מאפייני עשייה ייחודיים לתפקיד:
ארגון מידע וסדר.
שירותיות.
כישורים אישיים: יכולת למידה והבנה עצמית, תודעת שירות גבוהה, אמינות ומהימנות,
קפדנות ודייקנות בביצוע, מיומנות טכנית, יכולת ארגון ותכנון, יכולת
קבלת החלטות, סמכותיות, יכולת נשיאה באחריות, כושר ריכוז
והתמדה, כושר עבודת צוות, כושר לקיים ולטפח יחסים בינאישיים, יכולת ייצוג הרשות בפני גורמים חיצוניים. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.
תנאי סף:
השכלה:
12 שנות לימוד או תעודת בגרות מלאה.
(חובה לצרף תעודות המעידות על השכלה מתאימה)
דרישות נוספות:
שפות- עברית ברמה גבוהה
יישומי מחשב היכרות עם תוכנות ה OFFICE
מאפייני עשייה ייחודיים לתפקיד:
ארגון מידע וסדר.
שירותיות.
כישורים אישיים: יכולת למידה והבנה עצמית, תודעת שירות גבוהה, אמינות ומהימנות,
קפדנות ודייקנות בביצוע, מיומנות טכנית, יכולת ארגון ותכנון, יכולת
קבלת החלטות, סמכותיות, יכולת נשיאה באחריות, כושר ריכוז
והתמדה, כושר עבודת צוות, כושר לקיים ולטפח יחסים בינאישיים, יכולת ייצוג הרשות בפני גורמים חיצוניים. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.
