דרוש/ה מזכיר/ה לאגף חינוך נוער וספורט.
היקף משרה 100%.
תחילת עבודה:מידי.
תיאור התפקיד:
ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת הרשות, לפי הנחיות הממונה.
ניהול והקלדה של מסמכים: הקלדת מסמכים באמצעות תוכנת מעבד תמלילם. הדפסה ומשלוח של מסמכים. תיקון מסמכים לאחר הגהה. אחסון וגיבוי קבצים במחשב. הקלדה ועיצוב של מצגות. צילום, שכפול, כריכה של מסמכים ועוד. קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים ברשות. תיוק מסמכים, באופן המבטיח את זמינותם. מיון מסמכים ומשלוחם לארכיון. סליקת מסמכים, על פי הנחיית הממונה.
איסוף חומרים והכנתם לישיבות בהן משתתף הממונה. רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית הממונה, והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת. ביצוע הנחיות ממונה.
טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני): קליטה ומיון של דואר. ניתוב דואר על פי הנחיית הממונה. הכנה ומשלוח של דואר עבור הממונה.
מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור: מענה טלפוני במשרד ורישום הודעות טלפוניות. ניתוב פניות תושבים המגיעות למנהל היחידה. סינון וניתוב שיחות למנהל היחידה.
ניהול לוח זמנים ופגישות של מנהל האגף/ עובדי המנהלה: תיאום טלפוני של פעולות ופגישות עבור הממונה. משלוח תזכורות שונות (אירועים, פגישות וכיוצ”ב).
מאפייני עשיה נוספים לתפקיד:
אחראית על רישום תלמידים במסגרות החינוך השונות.
הטמעת חוברת חוגים דיגיטלית.
השתתפות בפורומים שונים של אגף החינוך.
מעקב של אירועים באגף החינוך.
טיפול בדוחות תמ”ת.
טיפול ואישורים מיוחדים מול משרד החינוך והזנת נתונים למערכות ממוחשבות, מערכת סייעותנט.
מתן שירותי אדמיניסטרציה, הפקת דו”חות שונים לעובדי המנהלה.
ריכוז הזמנות עבודה ומעקב אחר ביצוען, הזנת נתונים, מעקב ובקרה.
ריכוז, טיפול ודיווח בפרויקטים שונים באגף, כולל מעקב אחר ביצוע החלטות ומשימות.
ארגון ימי השתלמות לעובדים.
הכנת מצגות וניהול יומן.
קבלת קהל, פניות ציבור, הדפסות, מענה טלפוני, טיפול בדואר יוצא ונכנס, תיאום ישיבות וכד’. ארגון מידע וסדר. שרותיות.
עבודת צוות.
תאריך הגשת המועמדות: 15.8.24 12:00.
היקף משרה 100%.
תחילת עבודה:מידי.
תיאור התפקיד:
ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת הרשות, לפי הנחיות הממונה.
ניהול והקלדה של מסמכים: הקלדת מסמכים באמצעות תוכנת מעבד תמלילם. הדפסה ומשלוח של מסמכים. תיקון מסמכים לאחר הגהה. אחסון וגיבוי קבצים במחשב. הקלדה ועיצוב של מצגות. צילום, שכפול, כריכה של מסמכים ועוד. קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים ברשות. תיוק מסמכים, באופן המבטיח את זמינותם. מיון מסמכים ומשלוחם לארכיון. סליקת מסמכים, על פי הנחיית הממונה.
איסוף חומרים והכנתם לישיבות בהן משתתף הממונה. רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית הממונה, והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת. ביצוע הנחיות ממונה.
טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני): קליטה ומיון של דואר. ניתוב דואר על פי הנחיית הממונה. הכנה ומשלוח של דואר עבור הממונה.
מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור: מענה טלפוני במשרד ורישום הודעות טלפוניות. ניתוב פניות תושבים המגיעות למנהל היחידה. סינון וניתוב שיחות למנהל היחידה.
ניהול לוח זמנים ופגישות של מנהל האגף/ עובדי המנהלה: תיאום טלפוני של פעולות ופגישות עבור הממונה. משלוח תזכורות שונות (אירועים, פגישות וכיוצ”ב).
מאפייני עשיה נוספים לתפקיד:
אחראית על רישום תלמידים במסגרות החינוך השונות.
הטמעת חוברת חוגים דיגיטלית.
השתתפות בפורומים שונים של אגף החינוך.
מעקב של אירועים באגף החינוך.
טיפול בדוחות תמ”ת.
טיפול ואישורים מיוחדים מול משרד החינוך והזנת נתונים למערכות ממוחשבות, מערכת סייעותנט.
מתן שירותי אדמיניסטרציה, הפקת דו”חות שונים לעובדי המנהלה.
ריכוז הזמנות עבודה ומעקב אחר ביצוען, הזנת נתונים, מעקב ובקרה.
ריכוז, טיפול ודיווח בפרויקטים שונים באגף, כולל מעקב אחר ביצוע החלטות ומשימות.
ארגון ימי השתלמות לעובדים.
הכנת מצגות וניהול יומן.
קבלת קהל, פניות ציבור, הדפסות, מענה טלפוני, טיפול בדואר יוצא ונכנס, תיאום ישיבות וכד’. ארגון מידע וסדר. שרותיות.
עבודת צוות.
תאריך הגשת המועמדות: 15.8.24 12:00.
דרישות:
תנאי סף לתפקיד:
השכלה – 12 שנות לימוד או תעודת בגרות מלאה- בהצגת תעודה.
תעודה A.B ממוסד המוכר ע”י המל”ג- יתרון.
ניסיון של שנתיים לפחות בעבודת מזכירות וניהול משרד.
דרישות נוספות:
שפות – עברית ברמה גבוהה.
הכרת יישומי המחשב- ידע מתקדם בעבודה עם מחשב ועם תוכנות ה- office במיוחד, excel, word.
יחסי אנוש טובים, יכולת עבודה בצוות, יכולת עבודה תחת לחץ, יכולת עבודה עם ומול קהל, אמינות, דיסקרטיות, קפדנות ודייקנות בביצוע העבודה, כושר התבטאות בכתב ובע”פ, יסודיות, כושר למידה, נשיאה באחריות, יכולת ארגון וסדר, יכולת שירותיות גבוהה, ייצוגיות ואדיבות. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.
תנאי סף לתפקיד:
השכלה – 12 שנות לימוד או תעודת בגרות מלאה- בהצגת תעודה.
תעודה A.B ממוסד המוכר ע”י המל”ג- יתרון.
ניסיון של שנתיים לפחות בעבודת מזכירות וניהול משרד.
דרישות נוספות:
שפות – עברית ברמה גבוהה.
הכרת יישומי המחשב- ידע מתקדם בעבודה עם מחשב ועם תוכנות ה- office במיוחד, excel, word.
יחסי אנוש טובים, יכולת עבודה בצוות, יכולת עבודה תחת לחץ, יכולת עבודה עם ומול קהל, אמינות, דיסקרטיות, קפדנות ודייקנות בביצוע העבודה, כושר התבטאות בכתב ובע”פ, יסודיות, כושר למידה, נשיאה באחריות, יכולת ארגון וסדר, יכולת שירותיות גבוהה, ייצוגיות ואדיבות. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.
