דרוש/ה מזכיר/ה במחלקת תחזוקת מוסדות עירוניים.
היקף משרה: 100%.
תיאור התפקיד:
עבודה אדמיניסטרטיבית שוטפת ניהול יומן, טיפול בדואר, ניהול מסמכים, הזמנת ציוד וכיו”ב.
טיפול ומעקב אחרי חשבונות ספקים.
תאום פגישות וסיורים עם קבלנים, בעלי תפקיד וגורמים מקצועיים ברשות המקומית ומחוצה לה.
מתן מענה טלפוני/במייל וטיפול בפניות, ניתובן לגורם המקצועי במידת הצורך, ביצוע מעקב שוטף אחר
סגירת פניות פתוחות אל מול הקבלן הראשי והפונים עצמם.
הכנה והקלדת הזמנות עבודה, ביצוע מעקב שוטף עד לסיום התהליך והפקת חשבונית מתאימה להזמנה.
עדכון וניהול מעקב אחר טבלאות מתעדכנות של מתקני המעליות בעיר ומתקני המיזוג הנמצאים
באחריות המחלקה, בשיתוף פעולה עם הגורמים המקצועיים הרלוונטיים.
השתתפות בדיונים בהתאם לצורך, כתיבה והפצת פרוטוקולים.
ממשקי עבודה ותיאום אל מול הקבלן הראשי המבצע את עבודות התחזוקה בעיר ואל מול צוותי תחזוקה.
במוסדות עירוניים ובכללם – מבני ציבור, משרדים, מבנים בחופי הרחצה, מתחמים לוגיסטיים, בניין
העירייה וכיו”ב.
עבודה בשעות נוספות ובימי שישי בהתאם לצורך ובאישור והנחיית הממונה.
ביצוע מטלות נוספות בהתאם להנחיות הממונה.
תאריך הגשת המועמדות: 30.09.2024.
היקף משרה: 100%.
תיאור התפקיד:
עבודה אדמיניסטרטיבית שוטפת ניהול יומן, טיפול בדואר, ניהול מסמכים, הזמנת ציוד וכיו”ב.
טיפול ומעקב אחרי חשבונות ספקים.
תאום פגישות וסיורים עם קבלנים, בעלי תפקיד וגורמים מקצועיים ברשות המקומית ומחוצה לה.
מתן מענה טלפוני/במייל וטיפול בפניות, ניתובן לגורם המקצועי במידת הצורך, ביצוע מעקב שוטף אחר
סגירת פניות פתוחות אל מול הקבלן הראשי והפונים עצמם.
הכנה והקלדת הזמנות עבודה, ביצוע מעקב שוטף עד לסיום התהליך והפקת חשבונית מתאימה להזמנה.
עדכון וניהול מעקב אחר טבלאות מתעדכנות של מתקני המעליות בעיר ומתקני המיזוג הנמצאים
באחריות המחלקה, בשיתוף פעולה עם הגורמים המקצועיים הרלוונטיים.
השתתפות בדיונים בהתאם לצורך, כתיבה והפצת פרוטוקולים.
ממשקי עבודה ותיאום אל מול הקבלן הראשי המבצע את עבודות התחזוקה בעיר ואל מול צוותי תחזוקה.
במוסדות עירוניים ובכללם – מבני ציבור, משרדים, מבנים בחופי הרחצה, מתחמים לוגיסטיים, בניין
העירייה וכיו”ב.
עבודה בשעות נוספות ובימי שישי בהתאם לצורך ובאישור והנחיית הממונה.
ביצוע מטלות נוספות בהתאם להנחיות הממונה.
תאריך הגשת המועמדות: 30.09.2024.
דרישות:
12 שנות לימוד או תעודת בגרות מלאה לפחות.
כישורים ודרישות נוספות:
ניסיון מוכח של שנתיים לפחות בתפקידי ניהול משרד ואדמיניסטרציה יתרון.
ידע בתוכנת אוטומציה ו/או בתוכנה לניהול פניות א.ש. בינה יתרון.
יכולת ארגון ותכנון, סדר ודיוק.
יכולת עבודה בתנאי לחץ.
שליטה בתוכנות office.
עברית ברמה גבוהה, כושר התבטאות בכתב ובע”פ.
אדיבות ומוכוונות שירותית גבוהה.
יחסי אנוש טובים ויכולת עבודה בצוות.
יכולת ונכונות לעבודה מאומצת הכוללת עבודה בשעות נוספות ובימי שישי. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.
12 שנות לימוד או תעודת בגרות מלאה לפחות.
כישורים ודרישות נוספות:
ניסיון מוכח של שנתיים לפחות בתפקידי ניהול משרד ואדמיניסטרציה יתרון.
ידע בתוכנת אוטומציה ו/או בתוכנה לניהול פניות א.ש. בינה יתרון.
יכולת ארגון ותכנון, סדר ודיוק.
יכולת עבודה בתנאי לחץ.
שליטה בתוכנות office.
עברית ברמה גבוהה, כושר התבטאות בכתב ובע”פ.
אדיבות ומוכוונות שירותית גבוהה.
יחסי אנוש טובים ויכולת עבודה בצוות.
יכולת ונכונות לעבודה מאומצת הכוללת עבודה בשעות נוספות ובימי שישי. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.
