דרוש/ה מזכיר/ה באגף חינוך.
היקף משרה 100%.
מועד תחילת העסקה: 1.9.2024.
תיאור התפקיד:
ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לאגף חינוך לפי הנחיות הממונה.
עיקרי התפקיד:
מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור: ניתוב פניות המגיעות לאגף למחלקות הרלוונטיות לטיפול ומענה.
ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה: תיאום של פעולות ופגישות עבור הממונה, ניהול לוח זמנים, תיאום ישיבות כולל איסוף חומרים והכנתם לישיבות האגף, תיאום הרצאות ואירועים עם בעלי תפקידים במועצה ועם גורמי חוץ ומשלוח תזכורות שונות.
ניהול והקלדה של מסמכים ומכתבים, כולל: תיקון מסמכים לאחר הגהה, הפצה לנמענים, ניהול מעקב אחר ביצוע החלטות ומשימות, צילום, שכפול, תיוק מסמכים באופן נגיש, מיון מסמכים ומשלוחם לארכיון.
טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני): קליטה ומיון של דואר, ניתוב דואר על פי הנחיית הממונה, הכנה ומשלוח של דואר עבור הממונה, וידוא הפצתו לגורמים הרלוונטיים ומעקב אחר קבלת תשובות ומתן מענה.
טיפול בנושאי חינוך: ריכוז נתונים מבתי הספר ודיווחים למשרד החינוך, ביטוח תלמידים בחינוך הפורמאלי, הנפקת אישורים וביטול רישום תלמידים, ניהול יומן אירועי מוסדות החינוך (גנים ובתי ספר), הכנת ועדכון תיק חינוך כולל החירום, ומעקב אחר דיווח של המצבות מבתי הספר והפקת דוחות/מצגות מצבת כללית ברשות.
טיפול בסידורים לקבלת אורחים באגף.
הזמנת ציוד משרדי וכיבוד לישיבות, ומעקב וריכוז הזמנות עבודה באגף.
ריכוז וטיפול בפרויקטים שונים באגף.
ביצוע משימות נוספות על פי דרישות הממונה.
תאריך הגשת המועמדות: 05.08.2024 00:00:00
היקף משרה 100%.
מועד תחילת העסקה: 1.9.2024.
תיאור התפקיד:
ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לאגף חינוך לפי הנחיות הממונה.
עיקרי התפקיד:
מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור: ניתוב פניות המגיעות לאגף למחלקות הרלוונטיות לטיפול ומענה.
ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה: תיאום של פעולות ופגישות עבור הממונה, ניהול לוח זמנים, תיאום ישיבות כולל איסוף חומרים והכנתם לישיבות האגף, תיאום הרצאות ואירועים עם בעלי תפקידים במועצה ועם גורמי חוץ ומשלוח תזכורות שונות.
ניהול והקלדה של מסמכים ומכתבים, כולל: תיקון מסמכים לאחר הגהה, הפצה לנמענים, ניהול מעקב אחר ביצוע החלטות ומשימות, צילום, שכפול, תיוק מסמכים באופן נגיש, מיון מסמכים ומשלוחם לארכיון.
טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני): קליטה ומיון של דואר, ניתוב דואר על פי הנחיית הממונה, הכנה ומשלוח של דואר עבור הממונה, וידוא הפצתו לגורמים הרלוונטיים ומעקב אחר קבלת תשובות ומתן מענה.
טיפול בנושאי חינוך: ריכוז נתונים מבתי הספר ודיווחים למשרד החינוך, ביטוח תלמידים בחינוך הפורמאלי, הנפקת אישורים וביטול רישום תלמידים, ניהול יומן אירועי מוסדות החינוך (גנים ובתי ספר), הכנת ועדכון תיק חינוך כולל החירום, ומעקב אחר דיווח של המצבות מבתי הספר והפקת דוחות/מצגות מצבת כללית ברשות.
טיפול בסידורים לקבלת אורחים באגף.
הזמנת ציוד משרדי וכיבוד לישיבות, ומעקב וריכוז הזמנות עבודה באגף.
ריכוז וטיפול בפרויקטים שונים באגף.
ביצוע משימות נוספות על פי דרישות הממונה.
תאריך הגשת המועמדות: 05.08.2024 00:00:00
דרישות:
השכלה: 12 שנות לימוד או תעודת בגרות מלאה. השכלה אקדמית יתרון.
ניסיון: ניסיון מקצועי בתחום האדמיניסטרציה והשירות יתרון.
כישורים ומיומנויות:
היכרות ושליטה מלאה בתוכנות OFFICE. עברית ברמה גבוהה. אמינות, יסודיות, ארגון וסדר ברמה גבוהה, כושר התבטאות בכתב ובעל פה ברמה גבוהה, יכולת עבודה תחת לחץ ובריבוי משימות, תודעת שירות גבוהה, דייקנות ויכולת עבודה באופן עצמאי.
נכונות לעבודה בשעות נוספות עפ"י צרכי האגף ובהתאם להוראת הממונה. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.
השכלה: 12 שנות לימוד או תעודת בגרות מלאה. השכלה אקדמית יתרון.
ניסיון: ניסיון מקצועי בתחום האדמיניסטרציה והשירות יתרון.
כישורים ומיומנויות:
היכרות ושליטה מלאה בתוכנות OFFICE. עברית ברמה גבוהה. אמינות, יסודיות, ארגון וסדר ברמה גבוהה, כושר התבטאות בכתב ובעל פה ברמה גבוהה, יכולת עבודה תחת לחץ ובריבוי משימות, תודעת שירות גבוהה, דייקנות ויכולת עבודה באופן עצמאי.
נכונות לעבודה בשעות נוספות עפ"י צרכי האגף ובהתאם להוראת הממונה. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.
