עוזר מקצועי למנהל אגף
מספר מכרז:52/24
מטלות עיקריות:
סיוע למנהל אגף לוגיסטיקה בתיאום עבודת המטה עם מחלקות ואגפים שונים ובין גורמים עירוניים לגורמים
חוץ עירוניים שונים כגון: כלל אגפי העירייה, ספקים ונותני שירותים חיצוניים, חברות עסק יות וכו’
הכנה, תיאום וליווי ישיבות בהשתתפות מנהל האגף, כולל ריכוז נתונים והכנת מסמכים, מצגות וניירות עמדה
לפגישות עבודה, ביצוע תיאומים שונים עם הגורמים הרלוונטיים, השתתפות בישיבות ורישום פרוטוקולים,
הפצתם לגורמים הרלוונטיים לידיעה ולביצוע
ניהול מעקב אחר יישום ההחלטות שהתקבלו בדיונים ובישיבות בלשכת מנהל האגף, הקשורות לתחומי
אחריותו, תוך וידוא עמידה בלוחות זמנים שנקבעו, איתור הבעיות ומתן דיווח שוטף לממונה על עיכובים ועל
ההתקדמות בטיפול
טיפול במסמכים, בתכתובות ובהודעות המתקבלות בלשכת מנהל האגף, כולל בדיקת נושאי הפניות, ניתובן
לגורמים הרלוונטיים או לממונה להמשך טיפול, ניהול מעקב אחר הטיפול בנושאים ו או מתן מענה מתאים
בכתב ובעל פה לאחר בדיקת הנושא עם הגורמים הקשורים לעניין ובהתאם להנחיות הממונה
טיפול בפניות טלפוניות של הגורמים השונים המגיעות ללשכת מנהל האגף, בנושאים שבאחריות מנהל האגף,
תוך מתן מענה לפונים לאחר בחינת הנושאים מול גורמים רלוונטיים ובתיאום עם הממונה
ליווי וקידום פרויקטים, המובלים ע”י מנהל האגף ומעקב אחר ביצועם, לצורך קידום יעדי האגף, תוך יצירת
קשר, תיאום והנחיית גורמים פנים וחוץ עירוניים השותפים בתכנון ובביצוע הפרויקטים, לרבות חברות
ותאגידים עירונ יים וספקי שירות
פרסום פרויקטים שונים של אגף לוגיסטיקה, בתיאום עם הממונה, כולל איסוף וריכוז נתונים, ניסוח ידיעות
וכתבות לעיתונות והעברתן לפרסום הגורמים המתאימים באמצעות מחלקת ההסברה בעירייה
טיפול בפניות כלי הת קשורת השונים המועברות להנהלת האגף באמצעות דוברות העירייה, כולל בדיקת
נושאי הפניות, איסוף וריכוז מידע בתיאום עם גורמים פנים וחוץ עירוניים שונים, ניסוח תגובות בהתאם
למדיניות העירונית והנחיות הממונה
איסוף וריכוז מידע ונתונים באמצעות מאגרים ומקורות מידע פנים וחוץ עירוניים שונים, עיבודם וניתוחם,
בהתאם לנושאים המטופלים בלשכת מנהל האגף ועפ”י הנחיותיו
הכנת והפקת דוחות סטטיסטיים שונים הנוגעים לפעילות המתבצעת באגף ודוחות תכנון ומעקב ביצוע עפ”י
חתכים שונים, בהתאם להנחיות הממונה
השתתפות בהכנת תכניות עבודה שנתיות ורב שנתיות של האגף, סיוע לממונה בריכוז ן, בביצוע תיאומים בין
מחלקות האגף ובקיום מעקב אחר ביצוע תכניות העבודה
סיוע בהכנת הצעת התקציב השנתי של האגף, לרבות איסוף וריכוז נתונים רלוונטיים ובפיקוח על ניצולו
לאחר שאושר
קיום קשרי עבודה מקצועיים עם אגפי העירייה ועם גורמים חיצוניים, לפיתוח ולקידום נושאים ופרויקטים
שונים המטופלים ע”י מנהל האגף
ניהול מעקב אחר טיפול במסמכים, מכתבים ומזכרים שנשלחו מלשכת מנהל האגף לטיפול גורמים פנים וחוץ
תאריך הגשת המועמדות: 07.07.2024 12:00.
מספר מכרז:52/24
מטלות עיקריות:
סיוע למנהל אגף לוגיסטיקה בתיאום עבודת המטה עם מחלקות ואגפים שונים ובין גורמים עירוניים לגורמים
חוץ עירוניים שונים כגון: כלל אגפי העירייה, ספקים ונותני שירותים חיצוניים, חברות עסק יות וכו’
הכנה, תיאום וליווי ישיבות בהשתתפות מנהל האגף, כולל ריכוז נתונים והכנת מסמכים, מצגות וניירות עמדה
לפגישות עבודה, ביצוע תיאומים שונים עם הגורמים הרלוונטיים, השתתפות בישיבות ורישום פרוטוקולים,
הפצתם לגורמים הרלוונטיים לידיעה ולביצוע
ניהול מעקב אחר יישום ההחלטות שהתקבלו בדיונים ובישיבות בלשכת מנהל האגף, הקשורות לתחומי
אחריותו, תוך וידוא עמידה בלוחות זמנים שנקבעו, איתור הבעיות ומתן דיווח שוטף לממונה על עיכובים ועל
ההתקדמות בטיפול
טיפול במסמכים, בתכתובות ובהודעות המתקבלות בלשכת מנהל האגף, כולל בדיקת נושאי הפניות, ניתובן
לגורמים הרלוונטיים או לממונה להמשך טיפול, ניהול מעקב אחר הטיפול בנושאים ו או מתן מענה מתאים
בכתב ובעל פה לאחר בדיקת הנושא עם הגורמים הקשורים לעניין ובהתאם להנחיות הממונה
טיפול בפניות טלפוניות של הגורמים השונים המגיעות ללשכת מנהל האגף, בנושאים שבאחריות מנהל האגף,
תוך מתן מענה לפונים לאחר בחינת הנושאים מול גורמים רלוונטיים ובתיאום עם הממונה
ליווי וקידום פרויקטים, המובלים ע”י מנהל האגף ומעקב אחר ביצועם, לצורך קידום יעדי האגף, תוך יצירת
קשר, תיאום והנחיית גורמים פנים וחוץ עירוניים השותפים בתכנון ובביצוע הפרויקטים, לרבות חברות
ותאגידים עירונ יים וספקי שירות
פרסום פרויקטים שונים של אגף לוגיסטיקה, בתיאום עם הממונה, כולל איסוף וריכוז נתונים, ניסוח ידיעות
וכתבות לעיתונות והעברתן לפרסום הגורמים המתאימים באמצעות מחלקת ההסברה בעירייה
טיפול בפניות כלי הת קשורת השונים המועברות להנהלת האגף באמצעות דוברות העירייה, כולל בדיקת
נושאי הפניות, איסוף וריכוז מידע בתיאום עם גורמים פנים וחוץ עירוניים שונים, ניסוח תגובות בהתאם
למדיניות העירונית והנחיות הממונה
איסוף וריכוז מידע ונתונים באמצעות מאגרים ומקורות מידע פנים וחוץ עירוניים שונים, עיבודם וניתוחם,
בהתאם לנושאים המטופלים בלשכת מנהל האגף ועפ”י הנחיותיו
הכנת והפקת דוחות סטטיסטיים שונים הנוגעים לפעילות המתבצעת באגף ודוחות תכנון ומעקב ביצוע עפ”י
חתכים שונים, בהתאם להנחיות הממונה
השתתפות בהכנת תכניות עבודה שנתיות ורב שנתיות של האגף, סיוע לממונה בריכוז ן, בביצוע תיאומים בין
מחלקות האגף ובקיום מעקב אחר ביצוע תכניות העבודה
סיוע בהכנת הצעת התקציב השנתי של האגף, לרבות איסוף וריכוז נתונים רלוונטיים ובפיקוח על ניצולו
לאחר שאושר
קיום קשרי עבודה מקצועיים עם אגפי העירייה ועם גורמים חיצוניים, לפיתוח ולקידום נושאים ופרויקטים
שונים המטופלים ע”י מנהל האגף
ניהול מעקב אחר טיפול במסמכים, מכתבים ומזכרים שנשלחו מלשכת מנהל האגף לטיפול גורמים פנים וחוץ
תאריך הגשת המועמדות: 07.07.2024 12:00.
דרישות:
תואר אקדמי* וניסיון של שנתיים לפחות בתחומי ארגון ומינהל;
רצוי ניסיון בעבודה בתחום הלוגיסטיקה )כגון: תחומי מחשוב ותקשורת,
רכש ואספקה, אחזקת מבנים, ניהול התקשרויות(;
ידע וניסיון בהפעלת מערכות מחשב ובשימוש בתוכנות לניהול משרד;
כישורים ומיומנויות : יוזמה, כושר תכנון, ארגון ותיאום;
כושר הפעלת והדרכת עובדים;
יחסי אנוש טובים;
כושר קיום מגע נאות עם עובדים, קהל ומוסדות;
כושר הבעה בכתב ובע”פ ברמה גבוהה;
כושר ניסוח ודיווח ברמה גבוהה;
כושר עמידה בלחצים הנובעים מעומס עבודה;
ידיעת שפות : עברית – על בורייה;
אנגלית – ברמה טובה. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.
תואר אקדמי* וניסיון של שנתיים לפחות בתחומי ארגון ומינהל;
רצוי ניסיון בעבודה בתחום הלוגיסטיקה )כגון: תחומי מחשוב ותקשורת,
רכש ואספקה, אחזקת מבנים, ניהול התקשרויות(;
ידע וניסיון בהפעלת מערכות מחשב ובשימוש בתוכנות לניהול משרד;
כישורים ומיומנויות : יוזמה, כושר תכנון, ארגון ותיאום;
כושר הפעלת והדרכת עובדים;
יחסי אנוש טובים;
כושר קיום מגע נאות עם עובדים, קהל ומוסדות;
כושר הבעה בכתב ובע”פ ברמה גבוהה;
כושר ניסוח ודיווח ברמה גבוהה;
כושר עמידה בלחצים הנובעים מעומס עבודה;
ידיעת שפות : עברית – על בורייה;
אנגלית – ברמה טובה. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.
